Księgowość e-commerce: faktury, JPK_V7, KSeF i koszty na marketplace

Sprzedaż na marketplace’ach wiąże się z konkretnymi obowiązkami księgowymi: wystawianiem faktur, ewidencją VAT oraz rozliczaniem kosztów. Ten przewodnik wyjaśnia, jak dokumentować sprzedaż, co musi zawierać faktura, czym jest JPK_V7 z kodami GTU oraz jak obowiązkowy KSeF zmienia wystawianie faktur od 2026 roku. To informacje ogólne, które najlepiej potwierdzić z biurem rachunkowym.

Na czym polega księgowość e-commerce przy sprzedaży na marketplace’ach?

Księgowość e-commerce przy sprzedaży na marketplace’ach polega na dokumentowaniu każdej transakcji oraz jej poprawnym rozliczeniu. Obejmuje wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji VAT w pliku JPK_V7 oraz rozliczanie kosztów, takich jak prowizje platformy. Sprzedawca na marketplace ma te same obowiązki co inny przedsiębiorca, lecz dochodzą elementy specyficzne, na przykład prowizje Amazona czy Allegro jako koszt. Zakres obowiązków zależy od formy działalności oraz od tego, czy sprzedawca jest podatnikiem VAT.

Drobna sprzedaż bez firmy podlega uproszczonym zasadom, które opisuje przewodnik działalność nierejestrowana. Pełna działalność gospodarcza wiąże się z regularną ewidencją, rozliczeniem podatku oraz raportowaniem do urzędu skarbowego. Uporządkowana księgowość jest istotna, ponieważ platformy przekazują dane o sprzedaży do administracji skarbowej. Dobrze prowadzona dokumentacja ułatwia też rozliczenie roczne oraz kontrolę rentowności sprzedaży. Skala obowiązków rośnie wraz z liczbą transakcji oraz wejściem na rynki zagraniczne, gdzie dochodzą rozliczenia VAT w innych krajach.

Księgowość e-commerce to dokumentowanie sprzedaży na marketplace’ach: wystawianie faktur, ewidencja VAT w pliku JPK_V7 z kodami GTU oraz rozliczanie kosztów. Od 2026 roku obowiązkowe faktury przechodzą przez KSeF, dla większości firm od 1 kwietnia 2026 roku.

Faktura czy paragon: jak dokumentować sprzedaż na marketplace?

Faktura oraz paragon to dwa sposoby dokumentowania sprzedaży na marketplace, które różnią się zakresem danych. Faktura zawiera pełne dane sprzedawcy i nabywcy wraz z numerami NIP oraz szczegóły podatku VAT, a paragon lub rachunek to dokument uproszczony bez tych danych. W sprzedaży na marketplace faktura często wystawiana jest na żądanie kupującego albo automatycznie przez system sprzedawcy.

Klient biznesowy zwykle oczekuje faktury z numerem NIP, ponieważ pozwala mu ona rozliczyć zakup. Sprzedawca zwolniony z VAT wystawia fakturę bez kwoty VAT, natomiast czynny podatnik VAT wykazuje stawkę oraz kwotę podatku. Wybór dokumentu zależy więc od statusu sprzedawcy oraz oczekiwań kupującego. Niezależnie od formy dokumentu sprzedaż trafia do ewidencji, na podstawie której powstaje rozliczenie podatku.

Jakie elementy musi zawierać faktura w e-commerce?

Faktura w e-commerce zawiera obowiązkowe elementy określone w art. 106e ustawy o VAT. Do obowiązkowych elementów zaliczają się dane sprzedawcy i nabywcy z numerami NIP, data wystawienia oraz kolejny unikalny numer. Faktura podaje też nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową netto oraz stawkę i kwotę VAT. Wykazuje również kwotę należności ogółem, czyli sumę do zapłaty.

Kolejny numer faktury zachowuje ciągłość, dlatego numeracja nie zawiera luk ani powtórzeń. W sprzedaży zagranicznej faktura zawiera dodatkowo numer VAT-UE, gdy dotyczy transakcji wewnątrzwspólnotowej. Brak wymaganego elementu sprawia, że faktura jest wadliwa i wymaga korekty. Poprawnie wystawiona faktura jest podstawą zarówno rozliczenia sprzedawcy, jak i odliczenia VAT przez nabywcę. Dlatego staranne wystawianie faktur ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniu oraz sporów z kupującym.

Czym jest JPK_V7 i które kody GTU dotyczą e-commerce?

JPK_V7 to jednolity plik kontrolny, który łączy ewidencję VAT oraz deklarację w jednym dokumencie. Plik JPK_V7 zastąpił wcześniejszy JPK_VAT wraz z deklaracją VAT-7 i składa się go co miesiąc lub co kwartał. Zawiera część ewidencyjną z danymi o transakcjach oraz część deklaracyjną z rozliczeniem podatku.

W pliku stosuje się kody GTU, które oznaczają wybrane grupy towarów oraz usług. Kodów GTU jest 13, od GTU_01 do GTU_13, i umieszcza się je w części ewidencyjnej pliku, a nie na fakturze. Kod przypisuje się do całego dokumentu sprzedaży, a nie do pojedynczej pozycji. Wielu drobnych sprzedawców e-commerce nie stosuje żadnego kodu GTU, ponieważ ich asortyment nie mieści się w oznaczonych grupach.

Kody dotyczą na przykład elektroniki, pojazdów czy wybranych usług, dlatego typowy asortyment fizyczny często pozostaje poza oznaczeniami. Sprawdzenie, czy dany towar wymaga kodu GTU, jest częścią przygotowania ewidencji. Plik wysyłasz do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przy rozliczeniu kwartalnym część deklaracyjną składasz raz na kwartał, ale część ewidencyjną nadal co miesiąc. Od lutego 2026 roku obowiązuje nowa struktura pliku JPK_V7, powiązana z wdrożeniem KSeF.

Jak KSeF zmienia wystawianie faktur od 2026 roku?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, zmienia sposób wystawiania faktur od 2026 roku. Obowiązek dotyczy faktur wystawianych firmom, czyli sprzedaży B2B. Sprzedaż konsumentom możesz nadal dokumentować poza systemem, co dla wielu sklepów internetowych jest kluczowe.

Wdrożenie rozłożono na etapy:

W KSeF faktura staje się fakturą ustrukturyzowaną, czyli wystawioną w systemie i oznaczoną numerem KSeF. Numer ten jednoznacznie identyfikuje dokument oraz potwierdza jego wystawienie.

Do 31 grudnia 2026 roku działa okres przejściowy dla najmniejszych wystawców. Możesz w nim wystawiać faktury poza systemem, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Przekroczenie progu w danym miesiącu oznacza powrót do KSeF od kolejnej faktury.

Dla sprzedawcy e-commerce oznacza to konieczność dostosowania systemu fakturowania do wymiany dokumentów z KSeF. Przygotowanie z wyprzedzeniem ogranicza ryzyko przerw w wystawianiu faktur.

Jak rozliczać koszty przy sprzedaży na marketplace’ach?

Koszty przy sprzedaży na marketplace’ach obniżają podstawę opodatkowania, jeśli sprzedawca rozlicza się od dochodu. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się między innymi prowizje platformy, opłaty za logistykę, zakup towaru oraz reklamę. Prowizje Amazona czy Allegro są typowym kosztem sprzedaży, dlatego ich udokumentowanie jest istotne dla rozliczenia. Strukturę opłat na Amazonie opisuje przewodnik opłaty Amazon.

Koszty rozlicza się przy skali podatkowej oraz podatku liniowym, natomiast ryczałt liczy podatek od przychodu, bez odliczania kosztów. Dlatego wybór formy opodatkowania wpływa na to, czy koszty w ogóle się rozlicza. Zbieranie faktur zakupowych oraz zestawień prowizji od platformy porządkuje rozliczenie kosztów. Kwestię progów podatku od sprzedaży opisuje przewodnik podatek od sprzedaży online.

Kiedy sklep internetowy potrzebuje kasy fiskalnej?

Kasa fiskalna jest potrzebna dopiero przy sprzedaży dla konsumentów, i to nie zawsze. Ogólny limit zwolnienia wynosi 20 000 zł obrotu rocznie na rzecz osób prywatnych, liczony proporcjonalnie przy starcie w trakcie roku.

Sprzedaż wysyłkowa ma jednak własne zwolnienie, niezależne od tego limitu. Skorzystasz z niego, gdy spełnisz trzy warunki naraz:

• towar wysyłasz pocztą lub kurierem,
• całą zapłatę otrzymujesz na rachunek bankowy, a nie gotówką,
• z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, czego dotyczyła transakcja i kto był nabywcą.

Tu leży najczęstsza pułapka sklepów internetowych. Płatność za pobraniem odbierana przez kuriera w gotówce łamie warunek zapłaty na rachunek, więc takie transakcje nie korzystają ze zwolnienia. Część asortymentu jest ponadto wyłączona ze zwolnień bezwzględnie, w tym elektronika, sprzęt fotograficzny i części samochodowe. Przy takim towarze kasa jest wymagana od pierwszej sprzedaży konsumenckiej.

Jak rozliczyć faktury od platform zagranicznych?

Faktura za prowizje od platformy nie zawsze jest zwykłym kosztem krajowym. Od 1 sierpnia 2024 roku Amazon fakturuje polskich sprzedawców przez swój polski oddział, więc dostajesz fakturę z polskim numerem NIP i stawką 23 procent. Odwrotnego obciążenia w tej sytuacji nie stosujesz, a wykazujesz zwykły zakup krajowy.

To ważna zmiana, bo starsze poradniki wciąż opisują faktury Amazona jako import usług z Luksemburga. Faktury Allegro nigdy importem usług nie były, ponieważ wystawia je polska spółka.

Import usług nadal jednak występuje przy innych dostawcach, na przykład przy narzędziach SaaS z Unii Europejskiej albo platformach rozliczanych z Irlandii czy Litwy. Wtedy podatek rozlicza nabywca, a obowiązki wyglądają tak:

• Rejestracja VAT-UE przed pierwszym takim zakupem, przez formularz VAT-R. Dotyczy to również sprzedawcy zwolnionego z VAT.
• Wykazanie podatku należnego i naliczonego w JPK_V7, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT. Dla podatnika czynnego transakcja jest wtedy neutralna.
• Deklaracja VAT-9M i zapłata podatku, jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT. Tu podatek realnie obciąża koszt.

Kluczowa praktyka: sprawdzaj wystawcę na konkretnej fakturze, a nie w poradniku sprzed dwóch lat. Ta sama platforma potrafi fakturować różne usługi z różnych spółek.

Jak zorganizować księgowość e-commerce i przygotować się do KSeF?

Księgowość e-commerce powinieneś zorganizować już na starcie sprzedaży, zanim liczba transakcji urośnie. Ustal formę działalności oraz opodatkowania, ponieważ od niej zależą obowiązki oraz sposób rozliczania kosztów. Prowadź ewidencję sprzedaży i zbieraj faktury zakupowe od pierwszego dnia, aby uniknąć zaległości. Zadbaj o system fakturowania, który współpracuje z KSeF, ponieważ obowiązkowy KSeF wchodzi w 2026 roku.

Sprawdź, czy Twój asortyment wymaga kodów GTU oraz czy przekraczasz limit zwolnienia z VAT. Limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi od 2026 roku 240 000 zł rocznie. Przy starcie w trakcie roku liczysz go proporcjonalnie do liczby dni działalności. Zwolnienie nie przysługuje w ogóle, gdy sprzedajesz wysyłkowo między innymi elektronikę, sprzęt AGD czy kosmetyki. Ze względu na złożoność przepisów księgowość najlepiej powierzyć biuru rachunkowemu wyspecjalizowanemu w e-commerce. Taki partner pomoże wdrożyć KSeF, poprawnie prowadzić JPK_V7 oraz rozliczać koszty specyficzne dla marketplace.

Najczęściej zadawane pytania o księgowość e-commerce

Czy przy sprzedaży na marketplace trzeba wystawiać faktury?

Fakturę wystawia się na żądanie kupującego, a wobec firm oraz w wielu sytuacjach jest ona standardem. Sprzedawca zwolniony z VAT również wystawia fakturę, lecz bez kwoty VAT.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Obowiązkowy KSeF wchodzi od 1 lutego 2026 roku dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2027 roku obejmie wszystkich.

Czy trzeba stosować kody GTU w e-commerce?

Kody GTU stosuje się tylko dla wybranych grup towarów oraz usług. Wielu drobnych sprzedawców e-commerce nie stosuje żadnego kodu GTU.

Czy prowizja marketplace jest kosztem?

Tak, prowizja platformy jest kosztem uzyskania przychodu przy rozliczeniu od dochodu. Przy ryczałcie kosztów nie odlicza się.

Czym różni się faktura od rachunku?

Faktura zawiera dane VAT, w tym stawkę oraz kwotę podatku, a rachunek jest dokumentem uproszczonym bez danych o VAT.

Czy JPK_V7 składa się co miesiąc?

JPK_V7 składa się co miesiąc w wariancie JPK_V7M albo co kwartał w wariancie JPK_V7K. Wybór wariantu zależy od sposobu rozliczania VAT.

Ile wynosi limit zwolnienia z VAT?

Limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi od 2026 roku 240 000 zł rocznie. Wcześniej było to 200 000 zł.